Những lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

Những lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay

Các loại thiết bị máy chấm công đang trở thành công cụ hữu hiệu, trợ giúp đắc lực trong việc quản lý thời gian làm việc, tự động tính công, giúp giảm thiểu rất lớn khối lượng công việc ghi chép giấy tờ trước đây, nâng cao hiệu suất làm việc của cán bộ nhân sự, đặc biệt máy chấm công đang giúp xây dựng hình ảnh làm việc chuyên nghiệp trong mọi loại hình doanh nghiệp hiện nay.

Hiện nay, trên thị trường có nhiều dòng máy chấm công với nhiều tính năng cũng như kiểu dáng đa dạng. Trong đó, loại thiết bị được nhiều doanh nghiệp lựa chọn nhất là dòng máy chấm công vân tay. Tuy nhiên, không phải người quản lý nào cũng am hiểu về công dụng cũng như cách sử dụng dòng máy chấm công này, hiểu được những băn khoăn đó của khách hàng, Mtel xin cung cấp thêm một vài lưu ý khi sử dụng máy chấm công vân tay, nhằm giúp người dùng hiểu rõ hơn về dòng thiết bị này.

Máy chấm công bằng vân tay sử dụng chính vân tay của con người để kiểm soát giờ ra giờ vào, nhưng khoa học đã chứng minh vân tay mỗi người sẽ khác nhau, hay nói cách khác bạn không thể tìm ra dấu vân tay của bất kì ai trùng với nhau, mang lại sự minh bạch tuyệt đối cho mọi doanh nghiệp, công ty.

Ưu điểm nổi bật của dòng máy chấm công vân tay

• Giải pháp tối ưu về quản lý nhân sự
• Dấu vân tay không có sự trùng lặp nên chống chấm công hộ
• Phương pháp chấm công phong phú: vân tay
• Quản lý chấm công và hỗ trợ tính lương bằng phần mềm tự động tích hợp
• Báo cáo chi tiết giờ làm việc, tăng ca, đi trễ, về sớm, vắng mặt của từng nhân viên
• Báo cáo tổng số giờ và số ngày làm việc trong một tháng của từng nhân viên
• Báo cáo tổng hợp trong một tháng
• Xuất dữ liệu dưới dạng file excel hỗ trợ tính lương nhân viên
• Cập nhật thông tin nhân sự, lương và các khoản phụ cấp, chia ca, đổi ca, đăng ký vào ra, đăng ký nghỉ phép cho từng nhân viên
• Quản trị hệ thống an toàn: Dữ liệu không bị mất khi xảy ra sự cố cúp điện
• Quản lý giờ làm việc: Khả năng kiểm tra mọi lúc, mọi nơi qua internet

Quy trình hoạt động của hệ thống chấm công vân tay thường diễn ra như sau:

1. Lắp đặt máy chấm công, kết nối tín hiệu. Cài đặt phần mềm chấm công lên máy tính.
2. Khai báo User trên máy chấm công: Khai báo mã số ID, Khai báo vân tay. Đối với máy chấm công vân tay,mỗi ID có thể khai báo nhiều ngón tay và tối đa là 10. Thông thường để không làm cho việc xử lý vân tay bị chậm, mỗi người nên khai báo từ 2-3 ngón là được.
3. Khai báo thông tin nhân sự, thông tin thời gian làm việc trên phần mềm (Định nghĩa thời gian làm việc và các thông tin liên quan, khai báo ca làm việc cho nhân viên…)

Những lưu ý khi sử dụng

• Chú ý dùng ngón tay sạch không dính bẩn và nước để chấm công. Ngoài ra, thao tác đặt ngón tay cũng cần lưu ý vì khi chấm công mà đặt ngón tay không giống như ban đầu khai báo có thể dẫn đến máy khó xác nhận. Thời gian máy xác nhận vân tay từ 1-3 giây, tuy nhiên có trường hợp đặc biệt thời gian xác nhận có thể sẽ lâu hơn.
• Không đặt máy tại nơi có ánh sáng quá mạnh, nó sẽ làm ảnh hưởng đến chức năng nhận biết dấu vân tay của máy, dẫn đến sự nhận biết dấu vân tay thiếu chính xác.

• Máy này được thiết kế để lắp đặt trong nhà, nếu lắp đặt bên ngoài nên chú ý phải lắp thêm thiết bị che mát để không bị sự tác động bên ngoài của môi trường. Không nên đặt máy nơi ẩm thấp hoặc điều kiện khắc nghiệt.
• Máy hoạt động tốt nhất ở nhiệt độ từ 0 – 40 độ. Không được đặt máy nơi quá nóng hoặc nơi có nguồn toả nhiệt, bức xạ. Vì khi sử dụng máy ở môi trường này khiến cho máy mau nóng lên, làm ảnh hưởng không tốt đến độ bền của máy.
• Với những người bị bệnh nấm da, hay làm việc trong môi trường bào mòn da nên dùng mã số ID hoặc thẻ từ kết hợp.
• Nên đọc kỹ hướng dẫn trước khi sử dụng máy. Sự nhận biết dấu vân tay của máy là chính xác, an toàn nếu thao tác đúng.
• Giữ gìn bộ phận “mắt đọc vân tay” cẩn thận, tránh để bị xước, thỉnh thoảng vệ sinh bằng khăn mềm.

Cách cài đặt vân tay chuẩn xác

– Vân tay được khuyến nghị nên sử dụng: là các vân tay trên các ngón trỏ, ngón giữa và ngón đeo nhẫn, các ngón út và ngón cái không được khuyến nghị

– Để ngón tay cần cài đặt vân tay vào ngay trung tâm, nơi được thiết kế để đặt ngón tay vào.

– Để có được sự chính xác cao, khi đăng ký lần đầu cần đặt ngón tay có dấu vân tay cần cài đặt lên cửa sổ nhận dấu vân tay một cách nhẹ nhàng 03 lần

• Lần 1: Đặt ngay trung tâm
• Lần 2: Đặt ngón tay nghiêng về phía bên trái
• Lần 3: Đặt ngón tay nghiêng về phía bên phải

Máy chấm công vân tay đặc biệt thích hợp với mô hình văn phòng, công sở đòi hỏi mức độ bảo mật cao, không cho phép chấm hộ nhau và rất tiện khi sử dụng. Bạn có thể tham khảo một số dòng máy chấm công uy tín, chất lượng như: Máy chấm công Donal Jack, Zkteo, Silicon…

Trên đây là một số lưu ý cần thiết khi bạn sử dụng máy chấm công vân tay. Nếu có bất kỳ thắc cũng như cần được hỗ trợ lắp đặt máy chấm công, thiết bị kiểm soát ra vào… vui lòng liên hệ với Mtel qua Hotline: 098.242.2247.

—————————————————————————————

SIÊU THỊ VIỄN THÔNG MTEL – CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ VÀ BẢO HÀNH HÀNG ĐẦU TRÊN THỊ TRƯỜNG VIỆT NAM
HOTLINE: 098.242.2247
Website: https://mtel.vn
Fanpage: https://facebook.com/Mtel.vn
Văn phòng Giao dịch: Tầng 6, Tòa nhà 208 Phố Vọng,Quận Thanh Xuân , Hà Hội
☎ 024.36.33.1299
Email/Skype: vanphonggiaodich@mtel.vn
Phòng Bán hàng trực tuyến
📞 098.242.2247
Email/Skype: banhangtructuyen@mtel.vn
Phòng Khách hàng dự án, Doanh nghiệp và Phân phối
📞 098.242.2247
Email/Skype: duan@mtel.vn / phanphoi@mtel.vn